Assistent*in (w/m/d) für die Geschäftsstelle der Gesamtschwerbehindertenvertretung

Sie arbeiten für die Gesamtschwerbehindertenvertretung der Max-Planck-Gesellschaft mit derzeit vier Stellvertreter*innen und werden diese bei der Erledigung ihrer Aufgaben unterstützen.

• Sie sind verantwortlich für die selbstständige verwaltungstechnische Organisation der Geschäftsstelle (u. a. Erledigung der Korrespondenz, Aktenführung, Terminplanung und‐organisation, Zusammenstellung bzw. Erstellung von Sitzungs‐ und Tagungsunterlagen, Unterstützung der Stellvertretungen).
• Sie führen selbstständig Verhandlungen mit Tagungsstätten zur Organisation von Arbeitsgruppen‐Sitzungen mit etwa 10 Personen und zweimal im Jahr Tagungen von bis zu ca. 45 Personen.
• Sie bereiten Ausschusssitzungen fachlich vor und organisieren selbstständig das Reisemanagement für die Teilnehmer*innen dieser Sitzungen.
• Sie erstellen eigenverantwortlich Protokolle.
• Sie agieren als Schnittstelle zwischen der Gesamtschwerbehindertenvertretung und der Generalverwaltung der MPG.

• eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen, idealerweise im Assistenzbereich
• Serviceorientierung, Zuverlässigkeit, Kommunikationsfähigkeit sowie die Fähigkeit selbstständig zu arbeiten
• Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Reisebereitschaft, auch zu mehreren mehrtägigen Dienstreisen pro Jahr
• Eigeninitiative und Bereitschaft, sich in neue Aufgabenfelder einzuarbeiten
• Sicherer Umgang mit den MS‐Office-Produkten, insbesondere Word, Excel, Outlook und PowerPoint, aber auch mit SharePoint
• gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnis der einschlägigen Regelungen und Gesetze, insbesondere des Schwerbehindertenrechts und des Bundesreisekostengesetzes, sind wünschenswert

• Wir bieten Ihnen eine interessante, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einer renommierten Forschungsgesellschaft, ein gutes Arbeitsumfeld sowie die Möglichkeit zur Fortbildung.
• Die Stelle ist an die Amtszeit der Gesamtschwerbehindertenvertretung gebunden und zunächst bis zum 31. Januar 2027 befristet.
• Wir bieten ein Arbeitsverhältnis in Teilzeit (19,5 Std./Woche) mit einer Bezahlung bis zu Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund, einschließlich der Sozialleistungen des Öffentlichen Dienstes).
• Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle.
• Wir bieten für einen Tag pro Woche die Möglichkeit des mobilen Arbeitens.
• Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge.
• Ihr Arbeitsplatz liegt in Berlin-Dahlem und ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut zu erreichen. Wir bieten ein vergünstigtes Deutschland-Jobticket an.